การใช้ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับงาน

การใช้ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับงาน

หลักการเลือกคุณลักษณะของคอมพิวเตอร์ให้เหมาะสมกับงาน

1. วิเคราะห์วัตถุประสงค์ของการใช้งาน

            - การใช้งานสำนักงานและงานนำเสนอทั่วไป (Home & Office) เป็นกลุ่มที่มีการใช้งานในระดับพื้นฐาน เช่น พนักงานพิมพ์เอกสาร หรือเพื่อการศึกษาของนักเรียน นักศึกษา มีวัตถุประสงค์เพื่อประกอบการศึกษาค้นคว้า ทำรายงาน

                 การใช้งานของผู้ใช้กลุ่มนี้จะเน้นการนำเข้าข้อมูลด้วยแผงแป้นอักขระและเมาส์ และแสดงออกมาสิ้นสุดเพียงจอแสดงผล หรือเครื่องพิมพ์ที่อยู่ในรูปของเอกสารข้อความ กราฟิก 2 มิติ

            - การใช้งานประมวลผล (Computing) เป้นกลุ่มผู้ใช้ที่มีอาชีพ มีธรรมชาติของการนำเข้าข้อมูล ข้อความตัวอักษรและตัวเลขเป็นลัก แต่การคำนวณข้อมูลที่นำเข้านั้นมีการประมวลผลเพื่อแสดงผลที่ซับซ้อน เช่น งานคำนวณด้านคณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์

                การใช้งานกลุ่มนี้เป็นการนำเข้าข้อมูลลักษณะข้อความหรือตัวเลข แต่การประมวลผลที่แสดงออกผลออกมานั้นจะอยู่ในรูปแบบจำลอง (Model) ที่แสดงผลเป็นกราฟิก 2 มิติหรือสามมิติทางจอภาพ ตลอดจนถึงการประมวลผลเพื่อส่งต่อไปยังอุปกรณ์ต่อพ่วง เช่น เครื่องพิมพ์ชนิดต่างๆ

                - การใช้งานสื่อประสม (Multimedia) เป็นกลุ่มผู้ใช้งานที่มีการนำเข้าข้อมูลมากกว่าข้อความและตัวเลขผ่านทางแผงเป็นอักขระ แต่มีการนำข้อมูลจากอุปกรณ์เชื่อมต่อภายนอกเพิ่มเติมโดนเฉพาะ เช่น กสนนำเข้าข้อมูลภาพจากเครื่องกราดตรวจ กล้องดิจิทัล

                ต้องการประมวลผลและทรัพยากรระบบค่อนข้างมากเพื่อให้ได้ผลิตภัณฑ์ ข้อมูลกราฟิก เช่นการออกแบบสิ่งพิมพ์ โปสเตอร์ขนาดใหญ่

                ผู้ใช้งานกลุ่มนี้จะเห็นว่ามีการใช้อุปกรณ์เชื่อมต่อเพื่อนำเข้าข้อมูลสู่คอมพิวเตอร์ที่เป็นอุปกรณ์เฉพาะด้านในแต่ละสาขาอาชีพ และข้อมูลที่นำเข้า

2.เลือกคอมพิวเตอร์ตามลักษณะของการใช้งาน

                - งานนอกสถานที่ เป็นการใช้งานนอกสถานที่ ที่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ติดตามผู้ใช้ มีการเลื่อนที่หรือเคลื่อนย้าย คอมพิวเตอร์ที่ใช้งานเคลื่อนย้ายนอกสถานที่หลากหลาย พอจำแนกได้ดังนี้

                                - คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก (Notebook) เป็นคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่มีอุปกรณ์พื้นฐานเชื่อมต่อติดกันทั้งหมด โดยมีจอภาพสำหรับแสดงผล แผงแป้นอักขระ ระบบแสดงผลเสียง กล้องเว็บแคม ไมโครโฟน แผ่นรองและอุปกรณ์เชื่อมต่อรับ-ส่งสัญญาณเครือข่ายมาตรฐานอยู่ในตัว

                                การใช้งานภาคสนามนี้เหมาะสำหรับอาชีพนักการขาย นักวิชาการ วิทยากร ที่ต้องนำเคลื่องคอมพิวเตอร์เหล่านี้ติดตามเพื่อนำเสนองาน

-คอมพิวเตอร์เน็ตบุ๊ก (Netbook) เป็นคอมพิวเตอร์แบบเคลื่อนย้ายที่มีขนาดเล็กกว่าคอมพิวเตอร์แบบโน้ตบุ๊ก มีองค์ประกอบของอุปกรที่เชื่อมต่อเหมือนกับโน้ตบุ๊กทุกประการ แต่ใช้หน่วยประมวลผลกลางแบบจิ้วที่มีขนาดเล็กกว่าหน่วยประมวลผลกลางปกติ

                                คอมพิวเตอร์เน็ตบุ๊กมีประสิทธิภาพการใช้งานด้อยกว่าโน้ตบุ๊ก แต่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเชื่อมต่อเครือข่ายแบบต่างๆ การใช้งานอินเทอร์เน็ต เพื่อการสืบค้น การทำรายงานของนักเรียน นักศึกษา งานนำเสนอของวิทยากร

-แท็บเลตคอมพิวเตอร์ (Tablet Computer) เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่รวมอุปกรณ์ต่างๆ อยู่ในจอสัมผัส โดยสามารถแสดงผลผ่านหน้าจอภาพและรับข้อมูลเข้าทางจอสัมผัสเดียวกัน ใช้แป้นพิมพ์อักขระที่เป็นซอฟต์แวร์ หรือาจใช้ในการยิงลำแสงเลเซอร์มาที่ฉากรับ

                                คุณลักษณะของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานนอกสถานที่นี้เน้นการแสดงผลงานมากกว่าการผลิตผลงาน เนื่องจากมีประสิทธิภาพในการทำงาน การประมวลผลที่ทำได้ช้ากว่าเครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ

-งานในสถานที่ เป็นลักษณะการใช้งานในสำนักงาน แหล่งผลิตชิ้นงานหรือแสดงผลที่ไม่มีการเคลื่อนย้ายเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยมีองค์ประกอบที่ต้องพิจารณาประกอบการใช้งาน ดังนี้

                                - เครื่องชุด เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นชุดเดียวกันทั้งหมด หรือบางครั้งเรียกว่าเครื่องแบรนด์เนม ซึ่งมียี่ห้อผู้ผลิตรายเดียวกันทั้งชุด หรืออาจจะเป็นผู้ผลิตที่มีสัญญาณการผลิตร่วมกันในลักษณะโออีเอ็ม (Original Equipment Manufacturer:OEM) เพื่อให้ได้สินค้าที่เป็นชุดเดียวกัน คุณลักษณะของเครื่องชุดนี้ มีข้อดีคือมีราคาที่แน่นอน การออกแบบ การติดตั้งอุปกรณ์เป็นชุดเดียวกัน อุปกรณ์เชื่อมต่อต่างๆ ได้รับการตรวจสอบจากผู้เชี่ยวชาญของบริษัทผู้ผลิต หรือ จำหน่าย

                                -เครื่องประกอบ เป็นการจัดซื้ออุปกรณ์ที่เชื่อมต่อภายใน เชื่อมต่อภายนอก ที่มีคุณลักษณะตรงกับการใช้งานได้อย่างลงตัว โดยการจัดทำเครื่องประกอบนี้สามารถทำได้ในรูปแบบจัดซื้อสินค้าตามคุณลักษณะทีละชิ้น แล้วให้ผู้เชี่ยวชาญในร้านประกอบเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ หรืออาจจะซื้อสินค้ามาประกอบด้วยตนเองก็ได้

3.เลือกฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับลักษณะงาน

                ในการเลือกคุณลักษณะของคอมพิวเตอร์ ให้เหมาะสมกับงานนั้นเมื่อได้วิเคราะห์วัตถุประสงค์และลักษณะของงานการใช้งานแล้ว ผู้ใช้สามารถตัดสินใจเลือกคุณลักษณะของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ได้ง่ายขึ้น ในการกำหนดคุณลักษณะของคอมพิวเตอร์นั้น

                การเลือกคุณลักษณะของคอมพิวเตอร์ตามวัตถุประสงค์การใช้งานมีรายละเอียดดังนี้
                - การใช้งานสำนักงานและงานนำเสนอทั่วไป
                                -มีหน่วยปะมวลผลกลาง (CPU)
                                -มีส่วนควบคุมการแสดงผลที่มีหน่วยความจำไม่น้อยกว่า 128 เมกะไบต์
                                -มีหน่วยความจำหลัก (RAM) ชนิดดีดีอาร์ทรี (DDR3)
                                -มีหน่วยจัดเก็บข้อมูล (Hard Disk) ชนิดเอสเอทีเอ(SATA)
                                -มีเครื่องอ่านและเครื่องเขียนดีวีดี (DVD-RW)
                                -มีช่องเชื่อมต่อระบบเครือข่าย
                                -มีจอภาพแบบแอลซีดี (LCD) มี Contrast Ratio

                - การใช้งานประมวล
                                -มีหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) ไม่น้อยกว่า 2 แกนหลัก
                                -มีหน่วยประมวลผลเพื่อแสดงภาพแยกจากแผงวงจรหลัก ที่มีหน่วยความจำขนาดไม่น้อยกว่า 512 เมกะไบต์ (GB)
                                -มีหน่วยความจำหลัก (RAM) ชนิดดีดีอาร์ทรี (DDR3) หรือดีกว่า
                                -มีหน่วยจัดเก็บข้อมูล (Hard Disk) ชนิดเอสเอทีเอ(SATA)หรือดีกว่า ขนาดความจุไม่น้อยกว่า500 กิกะไบต์ (GB) จำนวน 1 หน่วย
                                -มีเครื่องอ่านและเครื่องเขียนดีวีดี (DVD-RW) หรือดีกว่า จำนวน 1หน่วย
                                -มีช่องเชื่อมต่อระบบเครือข่าย
                                -มีจอภาพแบบแอลซีดี (LCD) มี Contrast Ratio
                - การใช้งานสื่อประสม (Multimedia)
                                -มีหน่วยประมวลผลกลาง (CPU) ไม่น้อยกว่า 4 แกนหลัก
                                -มีหน่วยประมวลผลเพื่อแสดงภาพแยกจากแผงวงจรหลัก ที่มีหน่วยความจำขนาดไม่น้อยกว่า 1 กิกะไบต์ (GB)
                                -มีหน่วยความจำหลัก (RAM) ชนิดดีดีอาร์ทรี (DDR3) หรือดีกว่า
                                -มีหน่วยจัดเก็บข้อมูล (Hard Disk) ชนิดเอสเอทีเอ(SATA)หรือดีกว่า ขนาดความจุไม่น้อยกว่า1 เทระไบต์ (TB) จำนวน 1 หน่วย

                                -มีเครื่องอ่านและเครื่องเขียนดีวีดี (DVD-RW) หรือดีกว่า จำนวน 1หน่วย
                                -มีช่องเชื่อมต่อระบบเครือข่าย
                                -มีจอภาพแบบแอลซีดี (LCD) มี Contrast Ratio

                เนื่องจากเทคโนโลยีทางด่านคอมพิวเตอร์เป็นเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงและพัฒนาได้อย่างรวดเร็วมาก จึงมีหลักเกณฑ์ที่เป็นไปตามการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี

4.สำรวจแหล่งขาย
                แหล่งขายเป็นปัจจัยหนึ่งของการเลือกฮาร์ดแวร์ เพื่อให้เหมาะสมกับงาน มีข้อพิจารณาเกี่ยวกับแหล่งขาย
                - มีความน่าเชื่อถือ ควรเป็นร้านที่มีสถานที่ตั้งแน่นอน
                - มีการแข่งขันสูง ทำให้สามารถต่อรองราคา เงื่อนไขของบริการสินค้า
                - มีประสบการณ์ เป็นข้อพิจารณาที่สำคัญของการซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์
                - มีช่องทางการติดต่อ เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาในด้านการเปลี่ยนแปลงสินค้า
                - เงื่อนไขรับประกัน เป็นการสร้างความน่าเชื่อถือของร้านและอุปกรณ์

หลักการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ให้เหมาะสมกับงาน
                ซอฟต์แวร์ประเภทซอฟต์แวร์ประยุกต์(Application Software)ในกลุ่มซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Ceneral Purpose Software)เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับคอมพิวเตอร์เพราะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน โดยการเลือกซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพื่อใช้งาน มีหลักการดังนี้
                - ความสามารถในการทำงาน
                - การติดต่อกับผู้ใช้
                - ความเข้ากันได้
                                - ความเข้ากันได้ของฮาร์ดแวร์ การเลือกซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
                                -ความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์ ซึ่งจะพบเสมอในระบบปฏิบัติการที่แตกต่างกัน โดยประสิทธิภาพที่แตกต่างกัน อาจจะทำให้ระบบไม่สามารถทำงานได้
                -การติดตั้งและการดูแลรักษา
                - กลุ่มผู้ใช้งาน

ตัวอย่างซอฟต์แวร์

                ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการไมโครซอฟต์วินโดวส์ (Microsoft Windows) ระบบปฏิบัติการที่พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์ เป็นระบบปฏิบัติการที่มีลักษณะการใช้งานแตกต่างจาก 2 ระบบแรกที่กล่าวมา เนื่องจากมีส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (user interface) เป็นแบบที่เรียกว่าระบบติดต่อผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphic User Interface : GUI) หรือที่เรียกว่าจียูไอ คือมีการแสดงผลเป็นรูปภาพ และใช้สัญลักษณ์ในรูปรายการเลือก (menu) หรือสัญรูป (icon) ในการสั่งงานคอมพิวเตอร์แทนการพิมพ์คำสั่งทีละบรรทัด ทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ง่ายขึ้น ทั้งยังมีสีสันทำให้ซอฟต์แวร์น่าใช้งานมากขึ้น

ระบบปฏิบัติการวินโดวส์นี้เป็นระบบปฏิบัติการที่ได้รับความนิยมสูงมากในเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ทั่วไป ทั้งนี้นอกจากจะเป็นเพราะความง่ายในการใช้งานที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ยังเป็นเพราะหลังจากที่บริษัทไมโครซอฟต์ได้ผลิตระบบปฏิบัติการนี้ออกสู่ตลาด ก็ได้พัฒนาซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่สามารถใช้งานบนระบบปฏิบัติการนี้ขึ้นหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์ในกลุ่มซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน หรือซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของผู้ใช้ในทุกๆ ด้านทำให้เกิดการใช้งานที่แพร่หลาย นอกจากนี้ยังได้มีการพัฒนาระบบปฏิบัติการรุ่นใหม่ๆ ที่สนับสนุนการใช้งานกับเทคโนโลยีใหม่ที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ตั้งแต่วินโดวส์ 3.0 (Windows3.0) ซึ่งเป็นรุ่นแรกที่ทำงานบนเครื่องเดียว พัฒนาเป็นรุ่นหรือเวอร์ชั่น (version)ที่สามารถทำงานเป็นกลุ่มหรือเครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้ทรัพยากรร่วมกันได้ และพัฒนาต่อมาเป็นวินโดวส์ 95(Windows95) วินโดวส์ 98 (Windows98) วินโดวส์ เอ็มอี(Windows ME) และพัฒนาเป็นระบบปฏิบัติการเครือข่ายที่สามารถจัดการด้านการติดต่อสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์บนเครือข่าย จัดการด้านการใช้งานอุปกรณ์ร่วมกัน และดูแลจัดสรรและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล เช่นวินโดวส์ เอ็นที(Windows NT) วินโดวส์ 2000(Windows2000) และวินโดวส์ เอ็กซ์พี (Windows XP) หรือแม้แต่ระบบปฏิบัติการสำหรับคอมพิวเตอร์พกพาอย่างวินโดวส์ ซีอี(Windows CE) และที่ล่าสุด คือวินโดวส์ วิสต้าWindow Vista

2. ซอฟต์แวร์สำเร็จ

เป็นซอฟต์แวร์ที่มีบริษัทผู้ผลิตได้สร้างขึ้น และวางขายทั่วไป ผู้ใช้สามารถหาซื้อมาประยุกต์ใช้งานทั่วไปได้ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตน ผู้ใช้อาจต้องมีการสร้างหรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีก ราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไป

2.1 ซอฟต์แวร์ประมวลคำ

ซอฟต์แวร์ประมวลคำเป็นซอฟต์แวร์ในการนำตัวอักษรมาเรียงต่อเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้า คล้ายการใช้เครื่องพิมพ์ดีดพิมพ์ข้อความบนกระดาษ แต่ต่างกันที่ตัวอักษรที่พิมพ์หรือป้อนเข้าทางแผงแป้นอักขระจะเข้าไปเก็บอยู่ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ภายใต้ข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ผู้ใช้สามารถกำหนดปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ เช่น การกำหนดเส้นกั้นหน้าและกั้นหลัง กั้นบนและกั้นล่าง เมื่อมีการแก้ไขจนเป็นที่พอใจแล้ว สามารถสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้หลายชุดตามที่ต้องการ เอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์ จะมีคุณภาพดีไม่มีรอยเปื้อนจากการแก้ไขดัดแปลง

2.2ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน

การวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขของผู้ใช้ ด้วยการสร้างเป็นรูปแบบจำลองในลักษณะของสูตรคำนวณและสมการทางคณิตศาสตร์ มักมีการขีดเขียน คำนวณ และจดบันทึกลงในกระดาษ โดยมีเครื่องคิดเลขเป็นเครื่องมือช่วยในการคำนวณ การคำนวณตามงานที่ออกแบบหรือการค้นหาคำตอบของรูปแบบจำลองสมการที่สร้างขึ้น นับเป็นงานที่น่าเบื่อและต้องใช้ความอดทนมากพอสมควร เพราะผู้ใช้จะต้องทำการคำนวณใหม่ ซ้ำแล้วซ้ำอีกหลายๆ ครั้ง ตามการแปรเปลี่ยนอย่างไม่หยุดนิ่งขององค์ประกอบหรือปัจจัยสำคัญของงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของชีวิตและทรัพย์สินด้วยแล้ว การคำนวณต่างๆ ก็ต้องยิ่งระมัดระวังให้มีการตรวจทานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องและแม่นยำ

ซอฟต์แวร์สำเร็จตารางทำงาน หรือกระดาษอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือช่วยเพื่อการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขให้กับผู้ใช้ได้อย่างดี เพราะการใช้งานซอฟต์แวร์นี้ จะเปรียบเหมือนกับการนั่งทำงานอยู่บนโต๊ะทำงาน ที่มีกระดาษแผ่นใหญ่ๆ ประกอบด้วยตารางสี่เหลี่ยมของช่องตามแนวแถวและสดมภ์จำนวนมากมายปรากฏบนจอภาพ โดยแต่ละช่องบนตารางทำงาน

ภายในซอฟต์แวร์ตารางทำงานจะมีฟังก์ชันต่างๆ จัดมาให้เลือกใช้เรียบร้อยแล้ว เช่น ฟังก์ชันการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันการคำนวณทางสถิติ ฯลฯ ซึ่งฟังก์ชันเหล่านี้เปรียบได้กับเครื่องคิดเลขที่วางบนโต๊ะทำงาน ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลจากช่องต่างๆ บนตารางเป็นตัวแปรของฟังก์ชันหรือสูตรคำนวณ เพื่อคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ออกมา และนำไปใช้ในการคำนวณของช่องอื่นๆ ต่อไปได้อีก

ข้อมูลในช่องต่างๆ บนตารางทำงานสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้โดยง่ายด้วย การสั่งงานตามคำสั่งที่ปรากฏบนรายการเมนู ซึ่งการเปลี่ยนแปลงแก้ไขนี้เปรียบได้กับการมียางลบที่ทำการลบ แล้วบันทึกค่าลงไปใหม่ ถ้าตารางทำงานนี้ไม่ถูกต้องใช้งานไม่ได้ ผู้ใช้อาจลบทั้งตารางและสร้างใหม่เหมือนการขยำกระดาษโยนใส่ถังขยะทิ้งไป แต่ถ้าตารางทำงานนี้ใช้งานได้ดีแล้ว ผู้ใช้ก็สามารถทำการบันทึกข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึกเพื่อนำมาใช้งานใหม่ภายหลัง

ขีดความสามารถพิเศษของตารางทำงานมีมากมาย เช่น สามารถแสดงรายงานต่างๆ ในรูปแบบที่สวยงาม พิมพ์เป็นกราฟิกรูปภาพ หรือการแสดงผลอื่นๆ

2.3ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล

ในสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศยุคปัจจุบัน ข้อมูลที่มีอยู่จำนวนมากจะต้องมีการจัดเก็บ และเรียกมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ การรวบรวมและเก็บข้อมูลไว้ด้วยกันจะช่วยให้การเรียกค้นเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงทำได้ง่าย ซึ่งการรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันนี้เรียกว่า ฐานข้อมูล ประโยชน์ของการใช้ฐานข้อมูลจะช่วยให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน ช่วยหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่จะเกิดขึ้น ช่วยขจัดความขัดแย้งของข้อมูลและสามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้ง่าย เป็นต้น

ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการจัดการข้อมูลได้ง่าย และมีให้เลือกใช้ได้หลายซอฟต์แวร์ โดยเน้นให้ผู้ใช้สามารถสร้างแฟ้มข้อมูล ช่วยในการจัดเก็บ การขอดู การเรียกค้น การเพิ่มเติม การลบ การจัดเรียง และการทำรายงาน

การจัดเก็บข้อมูลภายใต้การทำงานของซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เป็นเรื่องทางเทคนิคภายในที่ยุ่งยากซับซ้อน ผู้ใช้งานฐานข้อมูลทั่วไป ไม่จำเป็นต้องเข้าใจ เพราะซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะดำเนินการให้เอง นอกจากนี้ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลยังสามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลในฐานข้อมูล ข้อมูลที่ปรากฏในฐานข้อมูลจะต้องเป็นไปตามกฎเกณฑ์ความถูกต้อง เช่น เมื่อกำหนดว่าพนักงานของบริษัทแต่ละคนจะทำงานได้เพียงแผนกเดียว พนักงานนั้นจะมีชื่อไปปรากฏสังกัดแผนกอื่นมากกว่าหนึ่งไม่ได้ หรืออายุของพนักงานจะมีค่ามากกว่า 100 ปี ไม่ได้ เป็นต้น นอกจากนี้ความถูกต้องของข้อมูลจะรวมถึงว่า ข้อมูลในฐานข้อมูลจะต้องสอดคล้องหรือไม่เกิดการขัดแย้งกัน เช่น วันเกิดของพนักงานที่แสดงไว้ในที่ต่างๆ จะต้องบันทึกไว้ตรงกัน

ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะต้องมีคำสั่งซึ่งอาจเลือกได้จากเมนูรายการคำสั่ง เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ในการควบคุมการทำงาน เมื่อมีการกำหนดกฎเกณฑ์ไว้แล้ว ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะทำหน้าที่ตรวจสอบและควบคุมความถูกต้องให้กับผู้ใช้ ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลมีมากมายหลายโปรแกรม ส่วนใหญ่เน้นการใช้งานที่ง่ายและใช้งานในระดับตั้งแต่ผู้ใช้คนเดียว หรือเชื่อมโยงเป็นกลุ่ม ตลอดจนเชื่อมต่อฐานข้อมูลอื่น ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่รู้จักกันดี ได้แก่ แอกเซส ออราเคิล อินฟอร์มิกซ์ มายเอสคิวแอล เป็นต้น

2.4ซอฟต์แวร์นำเสนอ

การนำข้อมูลตัวเลข โดยปกติจะอยู่ในรูปของตาราง เป็นแถวและสดมภ์ ซึ่งไม่ใช่วิธีนำเสนอข้อมูลที่ดี เพราะการนำเสนอข้อมูลในรูปตารางไม่ดึงดูดความสนใจ และตีความข้อมูลตัวเลขได้ลำบากไม่สมบูรณ์ การแปลงข้อมูลตัวเลขให้อยู่ในรูปภาพและแผนภูมิจะเป็นวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพสูง เพราะการนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีนี้จะดึงดูดความสนใจสื่อความหมายได้กระจ่างชัด และเข้าใจง่าย

ในปัจจุบันนิยมนำข้อมูลมาเขียนเป็นแผนภูมิหรือนำข้อมูลมาวิเคราะห์คำนวณตัวเลขทางสถิติ ได้ข้อมูลตัวเลขชุดใหม่ แล้วจึงค่อยนำมาสร้างเป็นแผนภูมิ ซึ่งแผนภูมิที่ได้นี้จะนำไปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้วางแผนและตัดสินใจ หรืออาจใช้เพื่อนำเสนอบุคคลทั่วไป เพื่อการประชาสัมพันธ์ แผนภูมิทางธุรกิจเพื่อการนำเสนอมักมีการจัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพราะจะต้องให้เข้าใจง่าย ดึงดูดความสนใจผู้พบเห็น

ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ด้านกราฟิกให้เลือกใช้มาก ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้มักจะเน้น การใช้งานที่ง่ายและสะดวก มีชนิดของแผนภูมิให้เลือกใช้หลายแบบตามความเหมาะสมของข้อมูล การปรับแต่งและจัดรูปแบบแผนภูมิใหม่สามารถทำได้ง่ายด้วยคำสั่งเพียง 1 หรือ 2คำสั่ง นอกจากนี้ยังสามารถโอนย้ายข้อมูลจากซอฟต์แวร์สำเร็จอื่น เช่น จากระบบฐานข้อมูลและตารางทำงาน มาแสดงแผนภูมิได้ด้วย

แผนภูมิที่ได้จากซอฟต์แวร์สำเร็จข้างต้นให้ผลของภาพชัดเจน และละเอียดดี ไม่แพ้ภาพของแผนกศิลป์ การสร้างปรับแต่งภาพ ก็สามารถทำได้รวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถเก็บภาพที่ได้ใส่ไว้ในแผ่นบันทึกในรูปของแฟ้มข้อมูล และนำผลออกทางเครื่องพิมพ์ เครื่องวาดรูป หรือออกเป็นภาพสไลด์ก็ได้

ซอฟต์แวร์ด้านกราฟิกแบ่งได้หลายประเภทของการใช้งาน เช่น ทางธุรกิจ ทางการออกแบบ ซอฟต์แวร์กราฟิกเชิงธุรกิจจะช่วยในงานด้านวิเคราะห์และเสนอข้อมูลในรูปของแผนภูมิ โดยสามารถปรับแต่งรูปแผนภูมิให้สวยงามเพื่อนำเสนอและจูงใจผู้ชม

โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ด้านนี้จะสามารถสร้างแผนภูมิหลักที่สำคัญต่อไปนี้ได้คือแผนภูมิแท่ง แผนภูมิแท่งซ้อน แผนภูมิแท่งเหลื่อมทับ แผนภูมิวงกลม แผนภูมิวงกลมแยกส่วน กราฟเส้นตรง แผนภูมิกระจัดกระจาย แผนภูมิพื้นที่และแผนภูมิสูงต่ำ

ในการปรับแต่งรูปแผนภูมิ สามารถกำหนดข้อความ หัวเรื่อง ข้อความอธิบายแกนเลือกขนาดและชุดแบบอักษร เลือกสีหรือแถบระบายของแท่งหรือชิ้นส่วนแผนภูมิ และแทรกภาพสัญลักษณ์เข้ารวมในรูปแผนภูมิ นอกจากนี้ในการรับข้อมูลเข้า สามารถเลือกรับจากแผงแป้นอักขระ จากแฟ้มข้อมูล หรือจากโปรแกรมสำเร็จอื่น เช่น รับแฟ้มตารางทำงานมาปรับแต่งแผนภูมิให้ดีขึ้นได้ เพิ่มความสะดวกในการใช้งานกราฟิกเชิงธุรกิจอีกด้วย

ตัวอย่างการใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป เช่น
ตัวอย่างการใช้งานซอฟต์แวร์ Flash animation
                ซอฟต์แวร์สร้างภาพเคลื่อนไหวมีมากมายหลายซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ Adobe Flash CS5 Professional มีวิธีการดังนี้
1.การสร้างภาพเคลื่อนไหว
                - เปิดซอฟต์แวร์ Adobe Flash CS5 เลือกการสร้างงาน(Creat New) แบบ Flash File (ActionScript 2.0)

-ซอฟต์แวร์จะแสดงไฟล์พร้อมพื้นที่การทำงานและเครื่องมือต่างๆ

-สร้างวัตถุเพื่อการเคลื่อนไหว ในที่นี้จะสร้างลูกตาดำของตัวละคร โดยใช้เครื่องมือ Brust Tool วาดลูกตาดำ

- สร้างภาพเคลื่อนไหวในเฟรมที่2 ด้วยการใช้เมาส์คลิกเฟรมที่ 2 แล้วใช้แป้นคีย์ลัด F6 บนแผงแป้นอักขระ เพื่อทำการคัดลอกภาพ

-ปฏิบัติเช่นเดิมอีก คือ ใช้เมาส์คลิกที่เฟรมที่ 3ซึ่งเป็นเฟรมว่าง จากนั้นกดแป้นคีย์ลัด F6

- ลำดับต่อไปเพื่อให้ผลงานสวยงามมากขึ้นก็สร้างกราฟิก เป็นรูปดวงตาเพื่อรองรับ โดยการเพิ่มเลเยอร์ใหม่โดยการกดปุ่มคำสั่ง (Icon) ในที่นี่คือ Layer 2 แล้วจึงตรวจการวาดตาขาว โดยให้เลเยอร์ภาพตำดำ Layer 1 อยู่ด้านบนเสมอ

-ทำการเพิ่มเลเยอร์อีกครั้ง เพื่อใช้สำหรับการวาดรูปภาพใบหน้าเพิ่มเติม Layer 3 ด้วยเครื่องมือBrush Tool

-เพิ่มเลเยอร์ในที่นี้คือ Layer 4 เพื่อใช้สำหรับเขียนคำสั่ง ActionScriptและ Stop ควบคุมชิ้นงานที่สร้างขึ้น กดแป้นคีย์ลัด F7

-กดแป้นคีย์ลัด F9 บนแผงแป้นอักขระ เพื่อเขียน ActionScript ควบคุมให้ซอฟต์แวร์หยุดรอที่เฟรมนี้ (เฟรมที่ 5)

- ควบคุมการโต้ตอบกับผู้ใช้แบบปฏิสัมพันธ์ โดยเพิ่มปุ่มสำหรับควบคุมลงในเฟรมสุดท้าย หรือเลือกจากปุ่มสำเร็จที่มีพร้อมซอฟต์แวร์

- หลังจากการเขียนคำสั่งควบคุมการทำงาน เพื่อโต้ตอบกับผู้ใช้แล้ว จึงลงสีตกแต่งให้สวยงามโดยใช้เครื่องมือ Paint Bucket Tool

-เมื่อผลงานเสร็จ สามารถบันทึกผลงานเป็นไฟล์รูปแบบต่างๆ เพื่อนำไปใช้งาน โดยเลือกคำสั่ง File> Export > Export Movie แล้วเลือกรูปแบบการบันทึกให้เหมาะสมกับงาน และคลิกปุ่มคำสั่ง OK

-จะเห็นว่าผลงานที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์Adobe Flash CS5 สามารถที่จะนำไปใช้งานได้หลากหลาย นอกจากนี้ซอฟต์แวร์ Adobe Flash CS5ยังสามารถแทรกเสียงเพื่อประกอบการทำการ์ตูนและภาพเคลื่อนไหวได้ดีอีกด้วย

แหล่งที่มา

- หนังสือเรียน ม.4 (เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร)

http://www.thaigoodview.com/library/teachershow/lopburi/pornthip_t/computer/sec03p04.html